LMS Software Requirements Specification

About Binary Academy

At Binary Academy, we believe that language learning is more than just grammar and vocabulary—it’s about connection, confidence, and opportunity. With over 10 years in the field of remote education, our mission is to empower students worldwide to speak, understand, and thrive in new languages.

Vision & Purpose

We are building a SaaS platform for professional training institutes.

Any school, academy, or training center (languages, IT, vocational skills, coaching) can use this system to:

  • Enroll and manage students
  • Run online and offline classes
  • Deliver lessons through interactive digital books
  • Track attendance, progress, and certificates
  • Manage teachers, schedules, and projects
  • Handle accounting, payments, and reporting
  • Give students a digital identity (NFC/QR business card)

This is not just a school tool — it is a platform for the future of training.

Who Will Use It?

  • Students – learn through live classes, videos, and digital books; track their certificates and achievements; share their student profile as a digital card.
  • Teachers / Coaches – run classes, track student progress, upload materials, send messages, use smart tools like whiteboards and mind maps.
  • Training Center Admins – organize courses, groups, schedules, payments, and certificates.
  • Sales & CRM Teams – manage leads, send WhatsApp/Email/SMS, and convert prospects to students.
  • Accounting Teams – issue invoices, manage refunds, and keep compliance (works in Portugal and adaptable worldwide).
  • Managers & Directors – see dashboards, reports, and business insights.

Core Features

3.1 Courses & Enrollment
  • Students browse and join courses.
  • Flexible payment (online, offline, installments).
  • Auto-assignment to groups with schedules.
3.2 Class Management
  • Online (Zoom integrated) and offline sessions.
  • Attendance tracking and auto-adjust for holidays.
  • Daily routine available for students.
3.3 Interactive Digital Books (Core Innovation)

Every course comes with a Digital Book (like a modern Notion, but interactive and smart).

Features inside digital books:

  • Page-by-page interactive learning.
  • Highlight text → ask AI to explain, translate, or expand.
  • Text-to-speech (listen while reading).
  • Quizzes and exercises built into the book.
  • Gamification: track how many pages/quizzes completed, leaderboard among classmates.
  • Secure sharing: only authorized (email/password or paid subscription) can access.
  • Books can be shared within groups, with teachers monitoring progress.
  • Future-ready: can embed videos, exercises, or even interactive mind maps.
3.4 Video Lessons
  • Courses broken into short segments (e.g., 15 min).
  • Students must complete quizzes to unlock next module.
3.5 Assessments & Certificates
  • Teachers create quizzes/exams (auto-graded).
  • Students see results instantly.
  • Certificates generated automatically once requirements are met.
3.6 CRM & Messaging
  • Capture leads via forms.
  • Auto-tag and send WhatsApp/Email/SMS.
  • Convert leads into students.
3.7 Accounting & Payments
  • Issue invoices, credit notes, and receipts.
  • Track payments, installments, and refunds.
  • Financial reports for admins and directors.
3.8 Projects & Tasks
  • Schools can manage internal projects (e.g., marketing campaigns, staff tasks).
  • Kanban/List/Calendar views.
  • Optional integration with ClickUp.
3.9 Student Digital Identity (NFC/QR Card)
  • Each student gets a Digital V-Card.
  • They can customize what to share (portfolio, certificates, social media, etc.).
  • Shareable via QR code or NFC card.
  • Cards can also be used for attendance and access (future feature).
3.10 Teacher Dashboard & Tools
  • Teachers see all their groups, classes, and student progress.
  • Can message students directly inside the platform.
  • Future tools: whiteboard, mind maps, collaborative notes.

Benefits for Each Group

  • Students → modern learning experience, digital book + gamification, certificates, digital identity.
  • Teachers → simple dashboard, less admin, more teaching.
  • Training Centers → one platform for classes, finance, CRM, and projects.
  • Managers → transparency, dashboards, compliance-ready.
  • Investors → scalable SaaS model (can sell to any training institute, worldwide).

SaaS Model (Business Perspective)

  • Platform works for any training domain (languages, IT, design, plumbing, nail artistry, coaching, etc.).
  • Each school can customize branding, courses, and books.
  • Subscription-based pricing (per school or per student).
  • Extra revenue from interactive digital book marketplace.

Future Expansion

  • Whiteboard + collaborative mind maps.
  • AI-powered learning assistants inside every book.
  • NFC for classrooms (attendance, door access).
  • Integration with external LMS / HR systems.
  • API marketplace (schools can connect with tools like ClickUp, Zoom, Stripe, etc.).

Why This Matters

Traditional LMS = video + quiz.
Our SaaS = Digital Book + Gamification + NFC Identity + Management in one.
This is not just a learning platform — it is a new ecosystem for training schools worldwide.

Especificação de Requisitos de Software LMS

Sobre a Binary Academy

Na Binary Academy, acreditamos que aprender uma língua vai muito além da gramática e do vocabulário — trata-se de ligação, confiança e oportunidade. Com mais de 10 anos de experiência no ensino à distância, a nossa missão é capacitar alunos de todo o mundo a falar, compreender e prosperar em novos idiomas.

Visão & Objetivo

Estamos a desenvolver uma plataforma SaaS para institutos de formação profissional.

Qualquer escola, academia ou centro de formação (línguas, informática, competências profissionais, coaching) poderá utilizar este sistema para:

  • Inscrever e gerir estudantes
  • Organizar aulas presenciais e online
  • Ministrar conteúdos através de livros digitais interativos
  • Acompanhar presenças, progresso e certificados
  • Gerir professores, horários e projetos
  • Tratar de contabilidade, pagamentos e relatórios
  • Atribuir aos alunos uma identidade digital (cartão NFC/QR)

Isto não é apenas uma ferramenta escolar — é uma plataforma para o futuro da formação.

Quem Vai Utilizar?

  • Estudantes – aprendem em aulas ao vivo, vídeos e livros digitais; acompanham certificados e conquistas; partilham o seu perfil de estudante como cartão digital.
  • Professores / Formadores – lecionam aulas, acompanham o progresso dos alunos, carregam materiais, enviam mensagens, utilizam ferramentas inteligentes como quadros digitais e mapas mentais.
  • Administradores dos Centros de Formação – organizam cursos, turmas, horários, pagamentos e certificados.
  • Equipas de Vendas & CRM – gerem contactos, enviam WhatsApp/Email/SMS e convertem potenciais clientes em estudantes.
  • Equipas de Contabilidade – emitem faturas, tratam de reembolsos e asseguram conformidade legal (funciona em Portugal e é adaptável a nível global).
  • Gestores & Diretores – consultam dashboards, relatórios e indicadores de negócio.

Funcionalidades Principais

3.1 Cursos & Inscrições
  • Estudantes pesquisam e inscrevem-se em cursos.
  • Pagamentos flexíveis (online, presencial, prestações).
  • Atribuição automática a turmas com horários.
3.2 Gestão de Aulas
  • Sessões online (integração com Zoom) e presenciais.
  • Registo de presenças e ajuste automático em feriados.
  • Rotina diária disponível para estudantes.
3.3 Livros Digitais Interativos (Inovação Central)

Cada curso inclui um Livro Digital (como um Notion moderno, mas interativo e inteligente).

Funcionalidades:

  • Aprendizagem página a página.
  • Selecionar texto → pedir à IA que explique, traduza ou aprofunde.
  • Leitura em voz alta (text-to-speech).
  • Questionários e exercícios embutidos.
  • Gamificação: acompanhar páginas/exercícios concluídos, leaderboard entre colegas.
  • Partilha segura: apenas utilizadores autorizados (login/subscrição paga).
  • Partilha em grupo, com acompanhamento pelos professores.
  • Preparado para o futuro: vídeos, exercícios e mapas mentais interativos.
3.4 Aulas em Vídeo
  • Cursos divididos em módulos curtos (ex.: 15 min).
  • Questionários obrigatórios para desbloquear o módulo seguinte.
3.5 Avaliações & Certificados
  • Professores criam testes/exames (correção automática).
  • Estudantes recebem resultados imediatos.
  • Certificados emitidos automaticamente após conclusão dos requisitos.
3.6 CRM & Mensagens
  • Captação de leads através de formulários.
  • Etiquetagem automática e envio de WhatsApp/Email/SMS.
  • Conversão de leads em estudantes.
3.7 Contabilidade & Pagamentos
  • Emissão de faturas, notas de crédito e recibos.
  • Gestão de pagamentos, prestações e reembolsos.
  • Relatórios financeiros para administradores e diretores.
3.8 Projetos & Tarefas
  • Gestão de projetos internos (ex.: campanhas de marketing, tarefas de staff).
  • Vistas em Kanban/Lista/Calendário.
  • Integração opcional com ClickUp.
3.9 Identidade Digital do Estudante (Cartão NFC/QR)
  • Cada estudante recebe um V-Card Digital.
  • Pode escolher o que partilhar (portefólio, certificados, redes sociais, etc.).
  • Partilha através de QR code ou cartão NFC.
  • Futuramente: utilização para presenças e acessos.
3.10 Dashboard & Ferramentas para Professores
  • Professores visualizam turmas, aulas e progresso dos alunos.
  • Comunicação direta com alunos dentro da plataforma.
  • Futuras ferramentas: quadro interativo, mapas mentais, notas colaborativas.

Benefícios por Grupo

  • Estudantes → aprendizagem moderna, livro digital + gamificação, certificados, identidade digital.
  • Professores → dashboard simples, menos tarefas administrativas, mais ensino.
  • Centros de Formação → plataforma única para aulas, finanças, CRM e projetos.
  • Gestores → transparência, dashboards, conformidade.
  • Investidores → modelo SaaS escalável (aplicável a qualquer instituto de formação, em qualquer parte do mundo).

Modelo SaaS (Perspetiva de Negócio)

  • Funciona em qualquer área de formação (línguas, informática, design, canalização, estética, coaching, etc.).
  • Cada escola personaliza branding, cursos e livros.
  • Preço baseado em subscrição (por escola ou por aluno).
  • Receita adicional com marketplace de livros digitais interativos.

Expansão Futura

  • Quadro digital + mapas mentais colaborativos.
  • Assistentes de aprendizagem com IA dentro de cada livro.
  • NFC em salas de aula (presenças, acessos).
  • Integração com LMS/HR externos.
  • Marketplace de APIs (integração com ClickUp, Zoom, Stripe, etc.).

Porque É Que Isto Importa

LMS tradicional = vídeo + teste.
O nosso SaaS = Livro Digital + Gamificação + Identidade NFC + Gestão completa.
Não é apenas uma plataforma de aprendizagem — é um novo ecossistema para escolas de formação em todo o mundo.

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